Aukcja elektroniczna w zamówieniach publicznych – kiedy można ją unieważnić i jak bronić swoich praw?

Czym jest aukcja elektroniczna? 

Aukcja elektroniczna stanowi swoistą formę dogrywki między wykonawcami, której celem jest uzyskanie przez Zamawiającego najkorzystniejszej oferty. Aukcja elektroniczna nie stanowi odrębnego trybu udzielenia zamówienia, lecz jest sposobem wyboru oferty, dającym dodatkową możliwość poprawienia uprzednio zaoferowanych parametrów oferty (ceny lub innych elementów ofert, podlegających ocenie w ramach kryteriów oceny ofert) już po upływie terminu składania ofert.  

Tym samym w postępowaniach, w których przewidziano zastosowanie aukcji elektronicznej, ocena ofert dokonana przez Zamawiającego w oparciu o złożone w terminie oferty stanowi wyłącznie pierwszy etap całościowej oceny. Drugi etap stanowi licytacja online i to właśnie ona ostatecznie rozstrzyga o wyniku postępowania. 

Aukcja odbywa się po ocenie formalnej i merytorycznej ofert. Do udziału w niej są zaproszeni wyłącznie wykonawcy, których oferty nie zostały odrzucone i którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu. Warto pamiętać, że aukcja może być przeprowadzona, o ile Zamawiający przewidział taką możliwość już na etapie ogłoszenia o zamówieniu. 

Jak przebiega aukcja elektroniczna? 

Aukcja odbywa się wyłącznie elektronicznie. Do jej przeprowadzenia konieczne jest użycie odpowiedniego narzędzia, które pozwala nie tylko na niezakłócony udział w aukcji, ale także dokonuje automatycznej oceny wprowadzonych wartości i na bieżąco ujawnia wykonawcy informacje o pozycji złożonej oferty w klasyfikacji ofert, uzyskanej przez wykonawcę punktacji oraz o punktacji najkorzystniejszej oferty. Co ważne, do momentu zamknięcia aukcji elektronicznej nie ujawnia się informacji umożliwiających identyfikację wykonawców biorących udział w danym etapie aukcji elektronicznej. 

Kluczowym aspektem aukcji jest bieżące przekazywanie koniecznych informacji. Informacje powinny być widoczne dla każdego wykonawcy uczestniczącego w aukcji w czasie rzeczywistym, po każdym złożonym postąpieniu. Mając bieżącą wiedzę o pozycji, jaką zajmuje jego oferta oraz punktacji oferty aktualnie najkorzystniejszej, wykonawca może dynamicznie podejmować decyzje o kolejnych korzystniejszych postąpieniach.  

Czas na podjęcie decyzji, a więc czas trwania kolejnych postąpień, określa zamawiający już na etapie przygotowywania specyfikacji warunków zamówienia. Zwykle wynosi od 3-5 minut. O minimalnych wartościach postąpień składanych w toku aukcji elektronicznej zamawiający informuje wykonawców w zaproszeniu na aukcję. 

Postąpienia mogą być składane wyłącznie w formie elektronicznej co oznacza, że muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.  

Do jakich nieprawidłowości dochodzi najczęściej w ramach aukcji elektronicznej? 

Choć w teorii aukcja elektroniczna ma sprzyjać transparentności i oszczędnościom, w praktyce coraz częściej staje się źródłem kontrowersji, błędów technicznych i sporów. Skąpa regulacja ustawowa tego sposobu wyboru oferty nie wyjaśnia licznych wątpliwości, które pojawiają się w realiach konkretnych postępowań.  

W tym kontekście kluczowe zdają się następujące pytania: 

1. Do jakich nieprawidłowości dochodzi najczęściej w ramach aukcji elektronicznej? 

2. Kiedy zamawiający powinien unieważnić aukcję elektroniczną? 

3. Jak wykonawcy mogą reagować na dostrzeżone błędy? 

W niniejszym artykule szerzej przyjrzymy się powyższym zagadnieniom, analizując je zarówno z perspektywy zamawiających, jak i wykonawców.

Niedopuszczenie wykonawcy do udziały w aukcji elektronicznej 

Zgodnie z art. 232 ust. 1 pzp, zamawiający po dokonaniu oceny ofert pod kątem występowania przesłanek ich odrzucenia (na podstawie art. 226 pzp), ma obowiązek zaprosić do udziału w aukcji elektronicznej jedynie tych wykonawców, których oferty nie zostały odrzucone. Zamawiający musi zatem najpierw przeprowadzić procedurę badania ofert, a w razie stwierdzenia zajścia jakiejkolwiek przesłanki z art. 226 pzp, odrzucić oferty. 

W tym miejscu ujawnia się jednak istotny problem praktyczny i prawny. Przepisy ustawy nie przewidują, by wykonawca miał prawo do wcześniejszego uzyskania informacji o tym, że jego oferta została odrzucona i w konsekwencji nie zostanie dopuszczony do aukcji. Dopiero na etapie wyboru najkorzystniejszej oferty (a więc po zakończeniu aukcji) zamawiający przekazuje równocześnie wykonawcom, którzy złożyli oferty, informacje o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 

W efekcie, wykonawca dowiaduje się o odrzuceniu swojej oferty dopiero w końcowej fazie postępowania. Taki wykonawca, w przypadku kwestionowania zasadności odrzucenia jego oferty, będzie mógł wnieść odwołanie dopiero po zakończeniu aukcji elektronicznej oraz po wyborze najkorzystniejszej oferty. Uwzględnienie odwołania oznaczać będzie, że aukcję elektroniczną przeprowadzono bez udziału wykonawcy, który powinien zostać do niej zaproszony. Dokonany wybór najkorzystniejszej oferty zostanie unieważniony, a aukcja elektroniczna przeprowadzona ponownie, z udziałem wszystkich uprawnionych wykonawców. 

Autor

Marta Rospądek

Radca prawny

Radca Prawny w Kancelarii Prawnej GJW. Zajmuje się bieżącą obsługą prawną podmiotów gospodarczych. W kręgu jej zainteresowań pozostają: prawo cywilne, prawo pracy oraz prawo ochrony danych osobowych. Reprezentuje klientów przed sądami powszechnymi oraz w…

Profil autora Kontakt z autorem