Odwołanie od unieważnienia przetargu – niezbędne działania i przykłady

Analiza przyczyny unieważnienia

Pierwszym krokiem w procesie odwołania jest dokładne zapoznanie się z podanym przez zamawiającego uzasadnieniem unieważnienia przetargu. Zamawiający ma obowiązek wskazać podstawę prawną oraz powody swojej decyzji. Ustawa Prawo zamówień publicznych (PZP) precyzuje przypadki, w których unieważnienie jest dopuszczalne, np. wszystkie ze złożonych ofert podlegały odrzuceniu lub wykryto, że postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą, która uniemożliwiająca zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy.

Jeśli uzasadnienie budzi wątpliwości, warto przeanalizować, czy decyzja zamawiającego była zgodna z przepisami. W tym celu można skorzystać z pomocy specjalisty lub prawnika ds. zamówień publicznych.  

Unieważnienie przetargu – przykłady możliwych naruszeń w decyzji zamawiającego

1. Nieuzasadnione powody unieważnienia przetargu mogą wystąpić, gdy zamawiający błędnie ocenia, że żadna z ofert nie spełnia wymagań specyfikacji  warunków zamówienia (SWZ), mimo że Twoja oferta spełnia wszystkie wymagane kryteria. Takie sytuacje mogą wynikać z nieprawidłowej weryfikacji lub interpretacji dokumentów przez zamawiającego. Jeżeli oferta była zgodna z SWZ, a zamawiający przeoczył ten fakt lub błędnie go ocenił, decyzja o unieważnieniu postępowania może być uznana za sprzeczną z przepisami prawa, co daje podstawy do jej zakwestionowania.
2. Zamawiający może unieważnić przetarg z powodu braku środków finansowych, jeśli środki przeznaczone na realizację zamówienia nie zostały mu przyznane (art. 257 PZP). Jest to zgodne z prawem w sytuacjach, gdy zamówienie zależy od zewnętrznego finansowania, np. funduszy unijnych i zamawiający zastrzegł możliwość unieważnienia postępowania na wypadek zaistnienia takich okoliczności. Jednak powoływanie się na brak środków bywa nadużywane. Jeśli środki zostały przyznane, a jedynie wystąpił uszczerbek w ich wielkości, nie jest  uzasadnione skorzystanie przez zamawiającego z tej przesłanki unieważnienia postępowania. Istotna jest również uzasadniona przyczyna „braku środków”, która nie powinna być dowolna, np. niewystąpienie o przyznanie takich środków przez zamawiającego.W razie wątpliwości decyzję zamawiającego można zakwestionować, składając odwołanie.
3. Nieprawidłowa interpretacja złożonych ofert może mieć miejsce, gdy zamawiający unieważnia przetarg, argumentując, że oferty zawierały błędy w obliczeniu ceny lub nie spełniały warunków technicznych, mimo że w rzeczywistości takie niezgodności mogły być poprawione. Na przykład, zamawiający może błędnie uznać cenę oferty za niezgodną z SWZ, podczas gdy niezgodność wynika jedynie z omyłki rachunkowej, którą zgodnie z art. 223 PZP można poprawić. W przypadku wystąpienia wątpliwości na etapie badania i oceny ofert  zamawiający powinien wezwać do wyjaśnień lub poprawienia omyłek, a nie automatycznie odrzucać ofertę i unieważniać przetarg. Jeśli zamawiający nie dopełnił tego obowiązku, decyzję o unieważnieniu można  zakwestionować.
4. Zamawiający może unieważnić przetarg, argumentując, że kryteria oceny ofert zostały błędnie sformułowane i mogą prowadzić do naruszenia zasad uczciwej konkurencji. Na przykład, w trakcie postępowania okazuje się, że kryteria oceny ofert faworyzują jednego wykonawcę lub wykluczają możliwość złożenia konkurencyjnej oferty przez innych. Jednak jeśli zamawiający wcześniej zaakceptował te kryteria i dopiero po wpłynięciu ofert decyduje o ich zmianie, unieważnienie może być uznane za nieuzasadnione i sprzeczne z zasadami równego traktowania wykonawców  i przejrzystości.
5.  Unieważnienie przetargu może nastąpić, gdy okoliczności powodują, że zamówienie staje się zbędne. Na przykład, zamawiający ogłasza przetarg na dostawę sprzętu komputerowego, ale przed zakończeniem postępowania otrzymuje dofinansowanie na modernizację infrastruktury informatycznej, co eliminuje potrzebę realizacji zamówienia w pierwotnym zakresie. Jeśli jednak decyzja o unieważnieniu przetargu wynika z okoliczności, które zamawiający mógł wcześniej przewidzieć – unieważnienie przetargu na takiej podstawie, można uznać to za nieuzasadnione.

Ocena zasadności odwołania – analiza przykładów

1.      Nieuzasadnione powody unieważnienia przetargu

Jeśli zamawiający błędnie ocenił, że żadna z ofert nie spełnia wymagań SWZ, a Twoja oferta faktycznie spełnia wszystkie kryteria, możesz wnieść odwołanie. Kluczowe jest wykazanie, że oferta została oceniona niezgodnie z obowiązującymi przepisami, np. zamawiający pominął istotny dokument lub niepoprawnie zinterpretował dane. Warto zebrać dowody, takie jak kopie oferty i wezwania do uzupełnień, które potwierdzą Twoje stanowisko. Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) może skutkować uwzględnieniem przedstawionej w nim argumentacji i nakazaniem zamawiającemu unieważnienia czynności unieważnienie postępowania.

2.      Brak środków finansowych

Jeżeli zamawiający powołuje się na brak środków, należy zbadać, czy rzeczywiście nie otrzymał finansowania, czy przewidział możliwość unieważnienia postępowania w przypadku braku przyznania środków oraz jaka jest faktyczna przyczyna braku otrzymania środków przez zamawiającego. W przypadkach, gdy zamawiający nie podjął działań wymaganych do uzyskania środków lub ogłosił przetarg mimo ich niewystarczalności, unieważnienie może wynikać z zaniedbania po stronie zamawiającego.

W odwołaniu warto wskazać na obowiązek rzetelnego planowania zamówienia i zabezpieczenia finansowego przed jego ogłoszeniem. Jeśli zamawiający nie spełnił tego obowiązku, KIO może nakazać unieważnienie czynności zamawiającego, który unieważnił postępowanie.  

Warto pamiętać, że zgodnie z art. 261 PZP W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, wykonawcom, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, przysługuje roszczenie o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w tym postępowaniu, w szczególności kosztów przygotowania oferty.

3.      Nieprawidłowa interpretacja treści złożonych ofert

Gdy zamawiający unieważnia przetarg z powodu rzekomych błędów w ofertach, należy ocenić, czy podjęto działania wyjaśniające, czy umożliwiono poprawienie omyłek lub może, czy omyłka miała charakter tak oczywisty, że mogła być poprawiona przez samego zamawiającego. Zgodnie z art. 223 PZP, zamawiający powinien wezwać wykonawcę do wyjaśnień treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych, innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Jeśli tego nie zrobił, a unieważnienie wynikało z jego zaniechania w tym zakresie, możesz wnieść odwołanie. W odwołaniu należy wykazać, że zamawiający miał możliwość doprowadzenia oferty do zgodności z wymaganiami i że unieważnienie postępowania przez zamawiającego było nieuzasadnione.

4.      Błędnie sformułowane kryteria oceny ofert

Jeśli zamawiający argumentuje unieważnienie błędami w kryteriach oceny ofert, które doprowadziły do naruszenia zasad uczciwej konkurencji, należy sprawdzić, czy mógł skorygować te kryteria w trakcie postępowania. Jeżeli kryteria były wcześniej zaakceptowane przez zamawiającego, a dopiero po wpłynięciu ofert uznano je za problematyczne, unieważnienie może być niezgodne z zasadami przejrzystości i równości. W odwołaniu należy podkreślić, że zmiana zasad gry w trakcie postępowania jest niedopuszczalna, a decyzja o unieważnieniu nie spełnia wymogów PZP.

5.      Zbędność zamówienia z powodu zmiany okoliczności

W przypadku, gdy zamawiający unieważnia przetarg, twierdząc, że zamówienie stało się zbędne, należy ocenić, czy zmiana okoliczności była rzeczywista i nieprzewidywalna. Jeśli zamawiający mógł wcześniej przewidzieć, że zamówienie nie będzie konieczne, unieważnienie może być wynikiem błędnego planowania. W odwołaniu warto wskazać, że zamawiający ponosi odpowiedzialność za odpowiednie przygotowanie postępowania, a jego działania nie powinny narażać wykonawców na nieuzasadnione koszty.

Wniesienie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO)

Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) jest kluczowym narzędziem ochrony interesów wykonawcy w przypadku nieuzasadnionego unieważnienia przetargu. Wykonawca ma mocno ograniczony czas na wniesienia odwołania – w zależności o wartości zamówienia oraz sposobu przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę wniesienia odwołania czas na wniesienie odwołania wynosi 5, 10 lub 15 dni.

W odwołania należy szczegółowo opisać naruszenia, przytoczyć podstawy prawne, na które się powołujemy oraz załączyć dowody, takie jak kopie ofert czy korespondencja z zamawiającym. Warunkiem rozpatrzenia odwołania jest uiszczenie opłaty. KIO przeprowadza postępowanie, podczas którego strony przedstawiają swoje argumenty i dowody, a następnie wydaje orzeczenie – może uwzględnić odwołanie i nakazać zamawiającemu unieważnienie jego wcześniejszej czynności unieważnienia postępowania. W razie niekorzystnego rozstrzygnięcia przed KIO, wykonawca ma prawo wnieść skargę do Sądu Okręgowego w Warszawie w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia KIO. Postępowanie sądowe jest bardziej czasochłonne, ale może być konieczne w przypadku pominięcia kluczowych argumentów przez KIO. Odwołanie do KIO, odpowiednio przygotowane, jest skutecznym środkiem pozwalającym na ochronę praw i ewentualne unieważnienie niezgodnej z prawem decyzji zamawiającego.

Wysokość opłaty za wniesienie odwołania do KIO  zależy od przedmiotu zamówienia oraz jego wartości ). Przykładowo ,obecnie obowiązujące stawki wynoszą:

Jak uniknąć dodatkowych kosztów – rola prawnika ds. zamówień publicznych

Zaangażowanie prawnika ds. zamówień publicznych na etapie sporządzania odwołania od unieważnienia przetargu może okazać się pomocne, w szczególności w celu minimalizacji ryzyka finansowego i czasowego związanego z unieważnieniem przetargu. Profesjonalny pełnomocnik może pomóc wykonawcy w analizie uzasadnienia decyzji zamawiającego, oceniając jej zgodność z przepisami ustawy PZP oraz wskazując potencjalne naruszenia, które mogą nie być oczywiste dla wykonawcy.

Przepisy PZP przewidują, że po wniesieniu odwołania zamawiający może w całości uwzględnić zarzuty przedstawione w odwołaniu. Nie ma wówczas potrzeby dalszego prowadzenia postępowania przed KIO – o ile uwzględnieniu przez zamawiającego zarzutów zawartych w odwołaniu nie sprzeciwią się pozostali uczestnicy postepowania. W takiej sytuacji zamawiający unieważnia czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, zgodnie z żądaniem zawartym w odwołaniu.

Rolą prawnika ds. zamówień publicznych jest zatem zaproponowanie skutecznych, celnych argumentów i wsparcie wykonawcy w prawidłowych ich przedstawieniu w treści odwołania, tak aby zmaksymalizować prawdopodobieństwo skorygowania błędów przez samego zamawiającego, bez konieczności angażowania KIO lub przekonać KIO do stanowiska prezentowanego przez wykonawcę.