Rządowy projekt ustawy, o którym pisaliśmy w poprzednim artykule “Rządowy projekt zmian nowego PZP 2021” zakłada wprowadzenie zmian w przepisach dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości mniejszej niż progi unijne, polegających na doprecyzowaniu przepisów regulujących tzw. tryb podstawowy.
Z uwagi na to, że tryb podstawowy będzie stanowił podstawowe narzędzie zamawiających do udzielenia zamówień o wartości poniżej progów unijnych warto zapoznać się ze szczegółami dotyczącymi tej regulacji.
Tryb podstawowy nie jest jednolity i zawiera w sobie 3 możliwe warianty, w których zamawiający odpowiednio:
- wybiera ofertę bez prowadzenia negocjacji,
- może negocjować oferty w celu ich ulepszenia (jeżeli przewidział taką możliwość),
- obligatoryjnie negocjuje treść ofert w celu ich ulepszenia.
Rządowy projekt ustawy zakłada zmiany w zakresie wariantu drugiego oraz wariantu trzeciego.
Wariant drugi – oferta dodatkowa
W wariancie drugim, w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, a następnie zamawiający może (ale nie musi) prowadzić negocjacji w celu ulepszenia treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert (o ile przewidział taką możliwość), a po zakończeniu negocjacji zaprasza wykonawców do składania ofert dodatkowych.
Zamawiający ma zatem w wariancie drugim dwie możliwości:
- może on wybrać najkorzystniejszą ofertę bez negocjacji, albo
- może prowadzić negocjacje w celu ulepszenia tych elementów oferty, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert, a po zakończeniu negocjacji zaprosić wykonawców do składania ofert dodatkowych.
W wariancie drugim trybu podstawowego zamawiający już w zaproszeniu do negocjacji będzie wskazywał te kryteria oceny ofert, w ramach których będą prowadzone negocjacje. Po przeprowadzeniu negocjacji zamawiający poinformuje równocześnie wszystkich wykonawców, których oferty nie zostały odrzucone, o zakończeniu procesu negocjacji i zaprosi ich do składania ofert dodatkowych.
Co ważne, wykonawca nie musi brać udziału w negocjacjach, a zamawiający zaprasza do składania ofert dodatkowych wszystkich tych wykonawców, których oferty nie zostały odrzucone.
Ponadto w wariancie 2 trybu podstawowego wykonawca może (ale nie musi) złożyć ofertę dodatkową, która zawiera nowe propozycje w zakresie treści oferty podlegających ocenie w ramach kryteriów oceny ofert wskazanych przez zamawiającego w zaproszeniu do negocjacji.
Jeżeli wykonawca zdecyduje się na złożenie oferty dodatkowej, to projektodawca zakłada, że nie może być ona mniej korzystna w żadnym z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji niż oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. Oferta dodatkowa, która jest mniej korzystna w którymkolwiek z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji podlega bowiem odrzuceniu.
Rządowy projekt ustawy precyzuje również, że oferta przestaje wiązać wykonawcę, w zakresie w jakim złoży on ofertę dodatkową zawierającą korzystniejsze propozycje w ramach każdego z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji. Powyższe oznacza, że oferta dodatkowa stanowi jedynie wyjątkowo dopuszczalną zmianę pierwotnie oferowanych elementów oferty, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert wskazanych przez zamawiającego w zaproszeniu do negocjacji. W pozostałym zakresie wykonawca jest nadal związany ofertą złożoną w odpowiedzi na ogłoszenie. Jak wskazuje się w uzasadnieniu projektu, z uwagi na to, że oferta dodatkowa nie jest samoistną ofertą, tylko modyfikacją oferty złożonej w odpowiedzi na ogłoszenie, wykonawca pozostaje związany ofertą dodatkową wyłącznie do upływu terminu związania ofertą złożoną w odpowiedzi na ogłoszenie.
Warto także pamiętać, że negocjacje prowadzone w wariancie drugim:
- nie mogą prowadzić do zmiany treści SWZ;
- dotyczą wyłącznie tych elementów treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert.
Wariant trzeci – oferta ostateczna
W wariancie trzecim, w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, a następnie zamawiający obligatoryjnie prowadzi negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, po zakończeniu których zaprasza wykonawców do składania ofert ostatecznych. Wariant 3 tworzą zatem trzy etapy. W pierwszym, w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. W drugim etapie zamawiający prowadzi negocjacje w celu ulepszenia treści ofert. W końcu w trzecim etapie wykonawcy składają oferty ostateczne, a zamawiający dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej.
Co ważne, w wariancie trzecim zamawiający sporządza w pierwszej kolejności opis potrzeb i wymagań, a dopiero po przeprowadzeniu negocjacji sporządza SWZ. W tym wariancie negocjacje treści ofert:
- nie mogą prowadzić do zmiany minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia określonych w opisie potrzeb i wymagań;
- mogą dotyczyć warunków zamówienia, w celu podniesienia jego efektywności.
W wariancie trzecim zamawiający wyznacza termin na złożenie ofert ostatecznych z uwzględnieniem złożoności zamówienia oraz czasu potrzebnego na ich przygotowanie, z tym że termin ten, w przypadku dostaw i usług, nie może być krótszy niż 5 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert ostatecznych, a w przypadku robót budowlanych nie może być krótszy niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert ostatecznych.
