Wyjaśnienie treści SWZ w zamówieniach publicznych — równe traktowanie wykonawców, podstawa prawna i terminy odwołań

W zamówieniach publicznych podstawowym dokumentem zamówienia, opisującym wymagania stawiane wykonawcom, jest Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ). Specyfikację tę sporządza Zamawiający w celu opisania lub określenia warunków zamówienia. W SWZ powinny zatem znaleźć się m.in. takie informacje jak: tryb udzielenia zamówienia, informacja o warunkach udziału w postepowaniu, informacje o przedmiotowych oraz podmiotowych środkach dowodowych, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, wytyczne dotyczące sposobu przygotowania oferty, sposobu i terminu składania oferty, opis kryteriów, jaki będzie kierował się Zamawiający przy ocenie ofert wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert, a także projektowane postanowienia przyszłej umowy, która ma zostać zawarta z wybranym wykonawcą.   

Przygotowanie SWZ powinno zostać poprzedzone szczegółową analizą potrzeb Zamawiającego i wymagań, które należy ustalić, aby potrzeby te zaspokoić, z uwzględnieniem rodzaju i wartości zamówienia. 

Zgodnie z ogólnymi zasadami PZP postępowanie o udzielenie zamówienia powinno zostać przeprowadzone w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców, a także w sposób przejrzysty i proporcjonalny. Konkretyzację wyrażonej wyżej zasady stanowi choćby treść art. 112 ust. 1 PZP, który nakłada na Zamawiającego obowiązek określenia (w dokumentach zamówienia, a więc najczęściej w SWZ) warunków udziału w postępowaniu w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia, a także umożliwiający ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia. 

Treść SWZ powinna zostać sformułowana w takim sposób, aby po stronie wykonawców, potencjalnie zainteresowanych udziałem w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, nie powstały wątpliwości co do oczekiwań Zamawiającego. 

Zasada uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców

Wymagania stawiane przed Zamawiającym odnośnie do precyzji i kompletności informacji przekazywanych w dokumentach postępowania potwierdza stanowisko KIO wyrażone w wyroku z dnia 8 sierpnia 2024 r. (KIO 2505/24) 

„Należy zarazem zaznaczyć, że treść warunków udziału w postępowaniu podlega ścisłej wykładni literalnej. Ocena zdolności wykonawców do wykonania zamówienia w kontekście postawionych warunków przez zamawiającego musi być obiektywna i zgodna z zasadą równego traktowania wykonawców w postępowaniu. (…) Zamawiający powinien zatem formułować treść SWZ, w tym treść warunków udziału w postępowaniu, w sposób nierodzący po stronie wykonawców wątpliwości co do oczekiwań zamawiającego. Natomiast ewentualne niepewności interpretacyjne i wieloznaczności powinny być przedmiotem wyjaśnień treści SWZ przed upływem terminu składania ofert. Tym samym wykonawcy powinni mieć gwarancję, że ocena spełniania warunku udziału w postępowaniu przez zamawiającego nastąpi w odniesieniu do literalnego brzmienia zapisów, a nie poprzez niedopuszczalne próby interpretacyjne podjęte dopiero na etapie badania i oceny ofert.” 

W orzeczeniu z dnia 25 stycznia 2022 r. (KIO 73/22) zwrócono natomiast uwagę, na fakt, iż: 

„Na etapie dokonywania przez Zamawiającego w SWZ opisu przedmiotu zamówienia, czy też formułowania obowiązków umownych, ukształtowanie treści tych dokumentów w taki sposób, który narusza uczciwą konkurencję, uniemożliwia lub utrudnia wykonawcy złożenie oferty i uzyskanie zamówienia, godzi w interes wykonawcy w uzyskaniu danego zamówienia. Ponadto taki opis prowadzi do powstania szkody po stronie tego wykonawcy w postaci utraty korzyści, z jakimi wiązać się może uzyskanie zamówienia.” 

Wniosek o wyjaśnienie treści SWZ – podstawa prawna i procedura

Mimo nakazów ustawodawcy, zobowiązujących Zamawiającego do formułowania treści dokumentacji zamówienia w sposób jasny, precyzyjny i proporcjonalny do potrzeb przedmiotu zamówienia, w praktyce po stronie wykonawców stosunkowo często pojawiają się wątpliwości co do sposobu wykładni oczekiwań Zamawiającego wyrażonych w tych dokumentach.  

Powstaje wówczas pytanie – jakie działania może podjąć wykonawca zainteresowany udziałem w postępowaniu, aby wątpliwości te rozwiać, uzyskując jednoznaczne stanowisko Zamawiającego i tym samym mieć możliwość przygotowania niepodlegającej odrzuceniu oferty, uwzględniającej wszelkie wymagania Zamawiającego.  

Ustawodawca przewidział (np. w art. 135 ust. 1, art. 284 ust. 1 PZP), że Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ. Zamawiającemu wyznaczono przy tym ścisły, ustawowy termin na udzielenie odpowiedzi na zgłoszone przez wykonawcę wątpliwości, a przekroczenie tego terminu wiąże się z koniecznością przedłuża termin składania odpowiednio ofert. 

Autor

Marta Rospądek

Radca prawny

Radca Prawny w Kancelarii Prawnej GJW. Zajmuje się bieżącą obsługą prawną podmiotów gospodarczych. W kręgu jej zainteresowań pozostają: prawo cywilne, prawo pracy oraz prawo ochrony danych osobowych. Reprezentuje klientów przed sądami powszechnymi oraz w…

Profil autora Kontakt z autorem