W zamówieniach przekraczających unijne progi, wstępne potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia następuje poprzez złożenie dokumentu JEDZ. Następnie zamawiający ma obowiązek, w myśl art. 26 ust. 1 PZP zażądać od wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, złożenia w wyznaczonym terminie aktualnych na dzień złożenia dokumentów lub oświadczeń potwierdzających powyższe okoliczności.
O ile raczej nie budzi wątpliwości, co w powyższym przypadku oznacza zwrot „aktualne na dzień złożenia” to już podczas stosowania przez zamawiającego wezwania do uzupełnienia dokumentów na podstawie art. 26 ust. 3 PZP wykonawcy mają niekiedy wątpliwości odnośnie tego, z jaką datą można złożyć uzupełniane dokumenty. Mianowicie, czy uzupełniane dokumenty powinny być złożone z datą wymaganą w pierwszym wezwaniu kierowanym do wykonawcy na podstawie art. 26 ust. 1 PZP czy też mogą być opatrzone datą późniejszą tj. odpowiadającą wezwaniu do uzupełnienia dokonywanemu na podstawie art. 26 ust. 3 PZP.
Na ten problem nakłada się również sposób rozumienia przepisów Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia, które przewidują w odniesieniu do niektórych kategorii dokumentów także inne terminy, które powinny być zachowane. Dla przykładu zgodnie z § 5 rzeczonego rozporządzenia informacja z Krajowego Rejestru Karnego ma być wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
Do powyższego problemu odniosła się Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 9 maja 2017 r., sygn. akt KIO 785/17. Izba stwierdziła, iż dokumenty uzupełniane na podstawie art. 26 ust. 3 PZP, w tym wypadku zaświadczenie z KRK, może być aktualne na dzień jego złożenia w odpowiedzi na wezwanie z art. 26 ust. 3 PZP.
W praktyce oznacza to, że dopuszczalne jest wykazywanie braku podstaw do wykluczenia za pomocą zaświadczeń opatrzonych inną (późniejszą) datą niż zaświadczenia o niekaralności składane w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego z art. 26 ust. 1 PZP.
Izba stwierdziła, iż z okoliczności, że przepis art. 26 ust. 3 PZP w przeciwieństwie do art. 26 ust. 1 PZP nie wskazuje na jaki moment mają być aktualne dokumenty uzupełniane, wynikać może jedynie, że skoro pierwotne dokumenty miały być aktualne na dzień ich złożenia, to w ten sam sposób należy potraktować kwestię aktualności uzupełnianych dokumentów i przyjmować, że także one mają być aktualne na dzień ich złożenia.
KIO wskazała także jak rozumieć powyższe w kontekście wymogu z rozporządzenia w zakresie tego, że informacja z Krajowego Rejestru Karnego ma być wystawiona do 6 miesięcy przed terminem otwarcia ofert/wniosków. W ocenie Izby, przywołany przepis Rozporządzenia stanowi jedynie o tym, kiedy najwcześniej może zostać wystawione takie zaświadczenie, nie reguluje natomiast kwestii kiedy najpóźniej dokument może zostać sporządzony. Zatem to przepisy PZP traktują o tym jak „nowe” mogą być składane dokumenty, a przepisy Rozporządzenia, o tym jak „stare”.
