Ochrona sygnalistów – obowiązki pracodawców i procedury wewnętrzne

Przypominamy, że prace nad ustawą implementującą do polskiego porządku prawnego przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii formalnie trwały od roku 2021, kiedy to projekt ustawy został przekazany przez Ministra Rodziny i Polityki Społecznej do uzgodnień. Wdrożenie przepisów Dyrektywy, mocno spóźnione, stanowi cel uchwalonej w dniu 14 czerwca 2024 r. ustawy o ochronie sygnalistów, której tekst został ogłoszony w Dzienniku Ustaw w dniu 24 czerwca 2024 r.

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów reguluje takie zagadnienia jak: warunki objęcia ochroną zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa, środki ochrony sygnalistów, zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu, zasady ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa, zadania Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organów publicznych związane ze zgłoszeniem dokonanym przez sygnalistę, zadania organów publicznych związane z podejmowaniem działań następczych, a także zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych.

Pocedura zgłoszeń wewnętrznych – główny obowiązek

Poza nielicznymi wyjątkami, przepisy ww. ustawy wchodzą w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, tj. w dniu 25 września 2024 r. Stosunkowo krótkie vacatio legis wymusza na przedsiębiorcach podjęcie zintensyfikowanych prac w celu dostosowania wewnętrznych procedur do wchodzących niebawem w życie przepisów.

Z punktu widzenia przedsiębiorców kluczowe znaczenie mają obowiązki, jakie nakłada na nich nowa ustawa, kryteria kwalifikacji do ich wykonania oraz terminy, w jakich powinni je spełnić.

W niniejszym artykule przybliżone zostaną kwestie obowiązków związanych z przyjęciem procedury zgłoszeń wewnętrznych, której wdrożenie stanowi główny obowiązek przedsiębiorców na gruncie nowej ustawy.

Porządkowo należy wskazać, że oczekująca na wejście w życie ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa w dwóch trybach:

• w trybie zewnętrznym – poprzez ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu,
• w trybie wewnętrznym –  poprzez ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa podmiotowi prawnemu.

To właśnie z przewidzianym w ustawie „zgłoszeniem wewnętrznym” powiązano nowe obowiązki podmiotów prawa (w tym pracodawców). Należy jednak zaznaczyć, że obowiązki podmiotu prawnego w zakresie zgłoszeń naruszeń prawa, które w ustawie zawarto w rozdziale 3, ustawodawca zamierza nałożyć wyłącznie na część przedsiębiorców.

Ochrona sygnalistów – kogo obejmuje ustawa i jak liczyć pracowników?

Zgodnie z zamierzeniem ustawodawcy obowiązki przewidziane w rozdziale 3 ustawy o ochronie sygnalistów, dotyczące zgłoszeń wewnętrznych, nałożone zostały na podmioty prawne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.

Użyta terminologia „osoby wykonującej pracę zarobkową” jest analogiczna do definicji przyjętej w ustawie o związkach zawodowych, gdzie również ochroną objęto nie tylko pracowników (w rozumieniu przepisów prawa pracy), ale także osoby odpłatnie świadczące prace na podstawie innej niż stosunek pracy.

W art. 23 ust. 2 ww. ustawy o ochronie sygnalistów doprecyzowano, że do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się:

– pracowników w przeliczeniu na pełne etaty

lub

– osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

O ile ustalenie liczby pracowników na dany dzień nie powinno przysporzyć większych problemów (wszak w tym zakresie można posiłkować się regulacją kodeksu pracy i uwzględnić wszystkie osoby zatrudnione w organizacji na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę), o tyle ustalenie łącznej liczby osób wykonujących pracę zarobkową, a więc także z uwzględnieniem osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy może stanowić wyznanie, przed jakim w niedługim czasie stanie wielu przedsiębiorców.

Osobą świadczącą pracę za wynagrodzeniem jest z pewnością taka osoba, która za wykonaną pracę otrzymuje świadczenie o charakterze przysparzającym. Nie jest natomiast jasne, czy świadczenie to musi mieć charakter obligacyjny, czy musi być ono wypłacane periodycznie lub jaką ma przybrać formę. Ważne jest natomiast, aby taka osoba swoją pracę na rzecz podmiotu prawnego świadczyła osobiście. Nie zostało wyjaśnione, jak potraktować osoby, których zatrudnienie ma charakter wyłącznie krótkotrwały lub okresowy.

Autor

Marta Rospądek

Radca prawny

Radca Prawny w Kancelarii Prawnej GJW. Zajmuje się bieżącą obsługą prawną podmiotów gospodarczych. W kręgu jej zainteresowań pozostają: prawo cywilne, prawo pracy oraz prawo ochrony danych osobowych. Reprezentuje klientów przed sądami powszechnymi oraz w…

Profil autora Kontakt z autorem