Wygaśnięcie i odnowienie mandatu członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Wstęp

Zagadnienia związane z kadencją i mandatem członków zarządu oraz rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością budzą liczne praktyczne wątpliwości. Pojawiające się problemy mają szczególną doniosłość w przypadku zarządu, będącego organem wykonawczym spółki. Zarząd jest bowiem organem o charakterze obligatoryjnym, który musi zostać ustanowiony w każdej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Natomiast ustanowienie przynajmniej jednego organu nadzoru, tj. rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jest obowiązkowe w razie kumulatywnego spełnienia dwóch przesłanek – gdy kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 zł oraz w spółce jest więcej niż 25 wspólników (art. 213 § 2 k.s.h.). Obowiązek taki mogą przewidywać również przepisy szczególne. W pozostałych przypadkach ustanowienie organu nadzoru jest fakultatywne, wobec czego wiele spółek z ograniczoną odpowiedzialnością nie posiada rady nadzorczej ani komisji rewizyjnej. Problematyka mandatu członka zarządu jest istotna również z uwagi na rolę zarządu. Do jego kompetencji należy bowiem prowadzenie spraw spółki oraz reprezentowanie jej (art. 201 § 1 k.s.h.). Zwłaszcza w kontekście drugiej ze wskazanych kompetencji, dotyczącej sfery zewnętrznej spółki, kwestia posiadania mandatu przez piastuna organu ma kluczowe znaczenie dla oceny, czy spółka działająca przez zarząd była należycie reprezentowana przy dokonywanych czynnościach prawnych.

Opracowanie stanowi próbę odpowiedzi na pojawiające się w praktyce pytania:

• czy i kiedy dochodzi do wygaśnięcia mandatu członka zarządu, zwłaszcza gdy umowa spółki nie zawiera w tym zakresie żadnych regulacji?

• czy i w jakich okolicznościach możliwe jest uznanie, że doszło do odnowienia mandatu w razie braku formalnego wyboru członka zarządu na kolejną kadencję przy jednoczesnym dalszym faktycznym sprawowaniu funkcji?

Kadencja a mandat członka zarządu

W pierwszej kolejności wyjaśnienia wymaga terminologiczne rozróżnienie pojęć „kadencja” i „mandat”, którymi posłużył się ustawodawca na gruncie art. 202 k.s.h.

Jak trafnie wyjaśnił Sąd Najwyższy, przez kadencję należy rozumieć wskazanie okresu, na jaki powołano członka zarządu do sprawowania przez niego tej funkcji. Z kolei mandat stanowi upoważnienie do pełnienia obowiązków i wykonywania praw członka zarządu (por. wyrok SN z dnia 20 października 2022 r., sygn. akt II USKP 192/21, Legalis nr 2910810). Mandat przysługuje więc członkowi zarządu w okresie pełnienia przez niego tej funkcji. Jednak w praktyce okres ważności mandatu nie musi pokrywać się z czasem kadencji – w rzeczywistości może być dłuższy lub krótszy od okresu kadencji. W pierwszej sytuacji członek zarządu posiadający mandat jest uprawniony do realizacji wszelkich uprawnień członka zarządu, mimo upływu kadencji, na którą został powołany. Dopiero wygaśnięcie mandatu, a nie upływ kadencji, wiąże się z brakiem uprawnienia do dalszego pełnienia funkcji członka zarządu.

Kadencyjność w zarządzie spółki

W świetle treści art. 202 k.s.h. w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zasadą jest kadencyjność członków zarządu. Członkowie zarządu co do zasady – jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej – powoływani i odwoływani są uchwałą wspólników (art. 201 § 4 k.s.h.). Powoływanie członków zarządu do pełnienia funkcji w określonym z góry czasie kadencji umożliwia zatem wspólnikom okresową ocenę wybranych osób po upływie kadencji oraz – stosownie do wyników tej oceny – podjęcie decyzji o przedłużeniu okresu pełnienia funkcji, tj. wyborze tej samej osoby na kolejną kadencję, albo powołaniu w jej miejsce nowego członka zarządu.

Umowa spółki może w zasadzie dowolnie określać długość kadencji. Ustawodawca nie przewidział limitu długości kadencji. W odróżnieniu od spółki akcyjnej, gdzie członek zarządu nie może być powołany na kadencję dłuższą niż pięć lat (art. 369 § 1 k.s.h.), w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością nie obowiązują ograniczenia co do maksymalnego okresu pełnienia funkcji w ramach kadencji. Dopuszczalne jest także odmienne określenie długości kadencji poszczególnych członków zarządu (np. prezesa i pozostałych członków zarządu). Ustawodawca nie przewidział również ograniczeń w zakresie możliwości ponownego wyboru członka zarządu na kolejną kadencję.

Umowa spółki może określać, czy członkowie zarządu powoływani są na wspólną kadencję, czy kadencje indywidualne. W przypadku kadencji indywidualnej jej okres liczony jest w odniesieniu do każdego z członków zarządu odrębnie. Natomiast w przypadku kadencji wspólnej jej okres jest jednolity dla wszystkich członków zarządu, co w praktyce oznacza skrócenie okresu sprawowania funkcji przez członka zarządu powołanego w trakcie trwania danej kadencji zarządu.

Określenie czasu trwania i rodzaju kadencji zależy od woli wspólników. W razie braku postanowień umowy spółki w powyższym zakresie, zastosowanie znajduje art. 202 § 1 k.s.h., z którego wynika, że członkowie zarządu powoływani są na indywidualne kadencje, których okres wynosi rok.

Z uwagi na dyspozytywny charakter przepisu art. 202 § 1 k.s.h., jak również brak ograniczeń co do długości kadencji, umowa spółki może odstąpić od zasady kadencyjności i przewidywać, że członkowie zarządu powoływani są na czas nieoznaczony. W praktyce dzieje się tak najczęściej w spółkach, w których wspólnicy pełnią jednocześnie funkcję członków zarządu i nie zachodzi potrzeba okresowej kontroli działalności zarządu.

Wygaśnięcie mandatu członka zarządu

W art. 202 k.s.h. ustawodawca wskazał, w jakich sytuacjach dochodzi do wygaśnięcia mandatu członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Sytuacje te można podzielić na dwie grupy – związane z upływem czasu (kadencji) oraz związane z osobą członka zarządu.

W odniesieniu do pierwszej grupy przypadków (art. 202 § 1-3 k.s.h.) moment wygaśnięcia mandatu uzależniony jest od długości kadencji oraz jej rodzaju. Jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, zastosowanie znajdują ustawowe regulacje, zgodnie z którymi:

• gdy członkowie zarządu powołani są na kadencję roczną bądź krótszą, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu (art. 202 § 1 k.s.h.),

• gdy członkowie zarządu powołani są na kadencję dłuższą niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu (art. 202 § 2 k.s.h.),

• gdy umowa spółki przewiduje powołanie członków zarządu na okres wspólnej kadencji, mandat członka zarządu powołanego przed upływem danej kadencji zarządu wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu (art. 202 § 3 k.s.h.).