W ciągu ostatnich kilku lat z dużą intensywnością obserwujemy zmiany, jakie wprowadza ustawodawca krajowy i unijny, zmierzając do zwiększenia stosowalności w procesie udzielania zamówień publicznych pozacenowych kryteriów oceny ofert.
Mimo powyższych starań, jednostki zamawiające z pewną dozą ostrożności podejmują próby wypracowania właściwych rozwiązań w tym zakresie. Zamawiający często zdają się zapominać, że pozacenowe kryteria oceny ofert, nawet jeżeli zawierają elementy subiektywne, mogą, przy spełnieniu odpowiednich wymogów, stanowić skuteczne narzędzie umożliwiające nabycie produktów i usług dostosowanych do ich potrzeb.
Powyższą możliwość dobitnie potwierdza najnowsze orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej (wyrok z dnia 18 stycznia 2017 r., KIO 43/17) gdzie wskazuje się, że:
Zamawiający ma prawo sięgnąć po kryteria “trudno mierzalne” jak “rozwiązania funkcjonalno-użytkowe”, w ramach którego całkowita eliminacja subiektywnej oceny członków komisji przetargowej wydaje się wręcz niemożliwa. Izba podkreśla jednak, że
w takiej sytuacji należy dokonać opisu sposobu oceny ofert ograniczającego w jak największym stopniu zakres subiektywnej oceny zamawiającego. Brak takiego opisu
w ramach kryterium może stanowić naruszenie zasad prowadzenia postępowania wyrażonych w art. 7 ust. 1 PZP.
Co w praktyce oznacza dokonanie opisu sposobu oceny ofert ograniczającego subiektywność zamawiającego? Przede wszystkim chodzi o wskazanie skali pomiaru oraz sprecyzowanie, jakie cechy oferowanego wyrobu będą uznane za pożądane, wysoko ocenione, jakie zaś będą decydowały o niższej ocenie.
Przykładem może być stan faktyczny zaprezentowany w cytowanym wyroku, gdzie zamawiający, prowadząc postępowanie na zaprojektowanie i wykonanie obiektu sportowo-rekreacyjnego ograniczył się do wskazania:
„Kryterium “Rozwiązania funkcjonalno-użytkowe” będzie oceniane na podstawie załączanej do oferty koncepcji funkcjonalno-użytkowej (…) Zasady przydzielania punktów przez członków komisji będą następujące:
– rozwiązania uznane za bardzo dobre: 51-100 pkt;
– rozwiązania uznane za dobre: 11-50 pkt;
– rozwiązania uznane za dostateczne: 1-10 pkt;
– rozwiązania uznane za niedostateczne: 0 pkt ilość punktów w tym kryterium zostanie obliczona według wskazanego wzoru.”
Co kluczowe, zamawiający nie sprecyzował w treści SIWZ w jakim przypadku uzna, że określone w koncepcji funkcjonalno-użytkowej rozwiązania są bardzo dobre, a kiedy niedostateczne. Zamawiający powinien był wskazać, za jakie konkretne cechy koncepcji przyzna punkty i w jakiej ilości. Takimi cechami mogłyby być np. korzystne rozmieszczenie poszczególnych pomieszczeń czy też dostępność dla niepełnosprawnych.
W ten sposób Zamawiający wyraziłby w sposób zrozumiały i jednoznaczny swoje preferencje odnośnie przedmiotu zamówienia, istotnie eliminując subiektywną ocenę.
