Przedłużenie terminu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą. Czy przedłużając w odpowiedzi na wniosek zamawiającego termin związania ofertą, wykonawca jest zobowiązany do przekazania zamawiającemu przedłużonego (lub nowego) wadium nawet wtedy, gdy poprzednie wadium jest ważne jeszcze przez pewien okres?
Z takim problemem zetknął się jeden z zamawiających prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie prac projektowych oraz robót budowlanych (powyżej progów unijnych). W rzeczonym postępowaniu wykonawcy byli związani ofertą przez okres 90 dni, który upływał 12 maja 2019 r. Zamawiający zwrócił się do jednego z wykonawców z wnioskiem (w oparciu art. 85 ust. 2 PZP) o przedłużenie terminu związania ofertą o 60 dni. Dnia 10 maja 2019 r., a zatem przed upływem pierwotnego terminu związania ofertą, wykonawca ten poinformował zamawiającego o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o kolejne 60 dni. Wskazał jednocześnie, że złożone wraz z ofertą wadium ważne jest do dnia 23 maja 2019 r. i zadeklarował, że aneks do wadium na przedłużony okres związania ofertą przesłany zostanie przed upływem tego terminu. Następnie w dniu 23 maja 2019 r. przekazał zamawiającemu wadium w postaci gwarancji ubezpieczeniowej ważnej do 23 lipca 2019 r.
Zamawiający uznał, że takie postępowanie wykonawcy było niewłaściwe i odrzucił jego ofertę w oparciu o art. 89 ust. 1 pkt 7b PZP. Argumentował, że zgodnie z treścią art. 85 ust. 4 PZP przedłużenie terminu związania ofertą jest możliwe tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium. Przedłużenie okresu ważności wadium powinno zatem nastąpić przed upływem pierwotnego okresu związania ofertą, który upłynął w dniu 12.05.2019 r.
Sprawa trafiła do KIO, która wyrokiem z dnia 11 lipca 2019 r., sygn. akt: KIO 1206/19, uwzględniła odwołanie. W ocenie Izby stanowisko zamawiającego było niezasadne, gdyż nie uwzględniało podstawowego celu, w jakim ustanawiane jest wadium w postępowaniu tj. zabezpieczenia interesów zamawiającego. Analizując treść art. 84 ust. 4 PZP, Izba doszła do przekonania, że sformułowania „z jednoczesnym” nie należy interpretować w ten sposób, że wykonawca składając oświadczenie o przedłużeniu terminu związania ofertą w tym samym czasie (dniu, godzinie) ma obowiązek złożyć wadium przedłużone na nowy okres związania ofertą lub nowe wadium. Istotą omawianego przepisu jest bowiem okoliczność, aby oferta wykonawcy, której związanie zostało wydłużone o dodatkowy okres, pozostawała w tym okresie związania, zabezpieczona wadium.
Izba wyraźnie dopuściła zatem sytuację, w której pierwotne wadium złożone w postępowaniu obejmuje okres dłuższy niż ustalony początkowo termin związania ofertą, a wykonawca przedłużający termin związania ofertą, informując jednocześnie zamawiającego o takim zamiarze, przedłuża wadium na dodatkowy okres, dopiero w chwili, kiedy pierwotne wadium przestaje zabezpieczać ofertę. Izba zastrzegła jednak, że wadium ma mieć charakter ciągły tj. zabezpieczać ofertę bez żadnej przerwy. Warto wskazać, że takie rozumienie „jednoczesności” ma swoje racjonalne uzasadnienie i w pełni wpisuje się w normę prawną omawianego przepisu.
