Realizacja inwestycji budowlanych bardzo często wiąże się ze sporami odnośnie do wynagrodzenia za roboty zamienne i dodatkowe. Niestety praktyka pokazuje, że inwestorzy nierzadko kwestionują roszczenia wykonawców w tym zakresie, uznając, że wykonane roboty dodatkowe mieściły się w zakresie podstawowej umowy albo kwestionując ich wartość.
W sytuacji sporu, wykonawcy, nie chcąc narazić się na roszczenia związane z wstrzymaniem robót budowlanych, podejmują się wykonania tych robót, mimo braku formalnej zgody inwestora. Wykonawcy przeważnie liczą bowiem, że kwestia wynagrodzenia za wykonanie tych robót zostanie ustalona na drodze polubownej przed zakończeniem inwestycji, a w ostateczności wystąpią oni na drogę postępowania sądowego już po jej zakończeniu.
Skuteczne dochodzenie takich roszczeń zależy od należytego przygotowania do negocjacji oraz potencjalnego postępowania sądowego. Zgromadzenie wszystkich niezbędnych dowodów, wyczerpujące i jasne opisanie zakresu i charakteru robót dodatkowych i konsekwentne dokumentowanie przebiegu prac i związanych z nimi kosztów, zwiększa szanse na przekonanie inwestora do rozwiązania sporu jeszcze na etapie przed procesowym. Kluczowe jest jednak podjęcie przez Wykonawcę niezbędnych działań jeszcze przed przystąpieniem do wykonywania robót dodatkowych, a jeśli to już niemożliwe, to w toku ich realizacji lub niezwłocznie po ich zakończeniu.
Poniżej zostaną omówione praktyczne aspekty przygotowania wykonawcy do dochodzenia zapłaty za wykonane roboty dodatkowe, czy to w formie negocjacji z inwestorem, czy też już na drodze sporu sądowego.
Roboty dodatkowe i zamienne w budownictwie – definicja, różnice i skutki prawne
W obowiązujących aktach prawnych brak jest legalnej definicji pojęcia robót zamiennych oraz robót dodatkowych. Terminologia ta została wykształcona w praktyce obrotu oraz w doktrynie i orzecznictwie. Przyjmuje się, że roboty zamienne to takie, które zostały przewidziane w dokumentacji projektowej, jednakże z uwagi na zamianę pierwotnych założeń w toku realizacji procesu budowlanego zachodzi konieczność ich wykonania w odmienny sposób, a więc z zastosowaniem innych materiałów, technologii lub urządzeń. Odmienny charakter mają roboty dodatkowe, obejmujące prace, które w ogóle nie zostały ujęte w zawartej przez strony umowie o roboty budowlane, a których potrzeba realizacji ujawniła się dopiero w trakcie realizacji objętych nią prac.
W uzasadnieniu wyniku kontroli doraźnej Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych (sygn. UZP/DKD/KND/35/15) podkreślono, że wykonywanie robót zamiennych ma na celu prawidłową realizację istniejącego zamówienia poprzez modyfikację sposobu spełnienia świadczenia, podyktowaną obiektywnymi czynnikami związanymi z procesem budowlanym. W wyniku wykonania robót zamiennych nie powinno dochodzić do rozszerzenia określonego w ofercie przedmiotu zamówienia, gdyż są one wykonywane w miejsce robót pierwotnie zakładanych. Roboty zamienne nie powodują przekroczenia przez zakres świadczenia wykonawcy jego zobowiązania zawartego w ofercie. Tym samym, na skutek ich wykonania zamawiający nie powinien otrzymać nic ponad to, co stanowiło przedmiot umowy (zostało opisane dokumentacją).
Inaczej należy jednak ocenić kwestię robót dodatkowych, które z uwagi na fakt, że już z definicji wykraczają poza zakres zleconych do wykonania prac, nie są też objęte wynagrodzeniem z umowy pierwotnej. Zasada ta obowiązuje przy tym nawet gdy w umowie strony ustaliły wynagrodzenie ryczałtowe. W tej sytuacji kwestia wynagrodzenia za te roboty dodatkowe powinna zostać objęta stosownym aneksem do umowy. W umowie nierzadko przewiduje się przy tym procedurę zgłaszania oraz wyceny ewentualnych robót dodatkowych, którą należy uwzględnić informując Inwestora o konieczność wykonania takich robót. Jeśli taki aneks nie zostanie zawarty, to do wynagrodzenia za wykonanie tych robót stosuje się co do zasady przepisy dot. bezpodstawnego wzbogacenia. Wynika to właśnie z faktu, że wykonanie tych robót nie było objęte umową łączącą strony danej inwestycji.
Podsumowując, odróżnienie robót zamiennych od robót dodatkowych polega w pierwszej kolejności na ustaleniu, czy dane prace są wykonywane niejako w miejsce innych prac objętych umowa, czy też zakres prac ustalonych uprzednio pozostaje niezmienny, a dodatkowo konieczne jest wykonanie innych prac, których strony danego kontraktu już nie przewidziały.
Uzasadnienie wykonania robót dodatkowych – jak przygotować, aby zagwarantować zapłatę
Podstawowym wyzwaniem każdego wykonawcy w przypadku wystąpienia robót dodatkowych jest ich prawidłowe opisanie, w tym określenie dokładnego zakresu tych robót. Czynności te są wyjątkowo istotne, gdyż ostatecznie wynik sporu o wynagrodzenie za wykonanie tych robót może zależeć od oceny zaistniałego stanu faktycznego przez osoby, które nie uczestniczyły w realizacji danej inwestycji. Powyższe dotyczy w szczególności biegłego sądowego oraz Sądu. Również w przypadku chęci skorzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, wykonawca będzie zmuszony do samodzielnego przygotowania niezbędnych informacji odnośnie do zakresu i charakteru wykonanych robót oraz uzasadnienia technicznego dla przyjęcia, że były to roboty dodatkowe. Rolą profesjonalnego pełnomocnika w toku negocjacji z inwestorem lub w procesie sądowym będzie skuteczna obrona stanowiska wykonawcy pod kątem prawnym, a nie dokonywanie ustaleń wymagających wiedzy specjalistycznej z zakresu kosztorysowania robót budowlanych. Pełnomocnik nie będzie również miał wiedzy o tym jakie dokumenty posiada wykonawca na poparcie swojego roszczenia i będzie co do zasady wnosił o przekazanie mu całej dokumentacji posiadanej przez wykonawcę.
Wykonawca musi zatem przygotować dokładne opisy techniczne robót dodatkowych, w tym zestawienia wykonanych prac, wskazanie technologii ich wykonania oraz materiałów, jakie zostały do nich zastosowane. Konieczne jest także dokonanie rozróżnienia, jakie prace zostały wykonane w ramach kontraktu, a które z nich wykraczały jednak poza przedmiot dotychczasowej umowy.
Z uwagi na konieczność oceny dochodzonych roszczeń pod kątem przedawnienia, zasadne będzie także pozyskanie i zabezpieczenie przez Wykonawcę stosownych dowodów potwierdzających datę rozpoczęcia i zakończenia prac wchodzących w zakres robót dodatkowych. Dowodami w tym zakresie mogą być zdjęcia lub kserokopie wpisów w dzienniku budowy, protokoły z rad budowy czy korespondencja z inwestorem, podwykonawcami, lub innymi uczestnikami procesu budowlanego.
Niewątpliwie wartościowe byłoby także zadbanie o zabezpieczenie stosownej dokumentacji zdjęciowej, zwłaszcza, gdy roboty dodatkowe obejmują roboty ulegające zakryciu lub zanikające, co do których zweryfikowanie ich wykonania oraz jakości po ich zakończeniu może być niemożliwe albo bardzo kosztowne.
Warto zadbać, aby wszystkie dokumenty były należycie zabezpieczone i to w uporządkowanej formie, która będzie następnie mogła zostać łatwo odnaleziona i przekazana do pełnomocnika celem sporządzenia ewentualnego pozwu sądowego. W niektórych przypadkach konieczne będzie również dostarczenie na potrzeby procesu oryginału dokumentów. Z tego też powodu cała dokumentacja powinna być starannie archiwizowana. W szczególności dotyczy to korespondencji mailowej, która bardzo często jest już niemożliwa do pozyskania po zakończeniu danej inwestycji, czy to z powodu jej usunięcia, czy też możliwych zmian kadrowych w strukturze wykonawcy.
Niezależnie od powyższego, warto zadbać, aby stosowne informacji odnośnie do wykonywanych robót dodatkowych zostały umieszczone w dzienniku budowy, a także aby kwestia tych robót została także poruszona na radach budowy. Wykonawca powinien jednocześni pozyskać zdjęcia lub kopie tych dokumentów i nie być zmuszonym do podejmowania próby ich pozyskania od inwestora już w sytuacji, gdy między stronami trwa spór o wynagrodzenie za wykonanie robót dodatkowych.
Skuteczne dochodzenie zapłaty za roboty dodatkowe – jakie dowody gromadzić na potrzeby negocjacji i sporu sądowego
Wynik sporu z inwestorem dotyczącego zapłaty za roboty dodatkowe zależy od tego, czy wykonawca będzie w stanie skutecznie udowodnić dochodzone roszczenie. Jeśli wykonawca dysponuje rozbudowaną dokumentacją w tym zakresie, której podważenie mogłoby być utrudnione w ewentualnym procesie, może to stanowić wystarczająca przesłankę dla inwestora do uznania tych roszczeń i ograniczenia negocjacji jedynie do wysokości wynagrodzenia.
Analizując zakres dowodów jakie najczęściej są przedstawiane w toku tego rodzaju sporów sądowych należy w pierwszej kolejności wskazać na korespondencję z inwestorem odnośnie do tych prac i ich wyceny. Korespondencja ta może obejmować zarówno tradycyjne pisma papierowe, jak i korespondencję mailową. Takim dowodem mogą być także notatki ze spotkań lub różnego rodzaju ustaleń z inwestorem. Często zdarza się, że w toku korespondencji stron, inwestor potwierdzi fakt wykonania danych prac i ich zakres, nawet gdy następnie będzie kwestionował możliwość zakwalifikowania ich jako prac dodatkowych, albo ich wartość. Każde z takich potwierdzeń może przy tym stanowić ułatwienie dla wykonawcy w potencjalnym sporze sądowym i skutkować odwróceniem ciężaru dowodu w tym zakresie.
Niewątpliwie przydatnym środkiem dowodowym będą także wszelkie protokoły z odbiorów częściowych lub końcowych robót, w których pojawiała się kwestia wykonania tych robót dodatkowych. Wykonawca może bowiem podejmować próby wpisania robót dodatkowych do takich protokołów lub też ujęcia ich w uwagach do tych protokołów.
Popularnym środkiem dowodowym w tego rodzaju sporach są także zeznania świadków. Świadkami mogą być pracownicy danej budowy, przedstawiciele inwestora lub podwykonawców, czy inspektorzy nadzoru. Warto pamiętać o zabezpieczeniu w miarę możliwości jeszcze w toku inwestycji danych niezbędnych świadków, w tym ich imienia i nazwiska oraz adresu do korespondencji.
Niezależnie od powyższego, wykonawca powinien także zabezpieczyć wszystkie dowody potwierdzające poniesione koszty, w tym faktury od podwykonawców i dostawców, dokumenty potwierdzające koszty osobowe czy materiałowe. Zasadne byłoby wykonanie przez Wykonawcę kosztorysu robót dodatkowych, z wykorzystaniem dokumentów potwierdzających rzeczywiście poniesione koszty, czy na podstawie KNR lub cen jednostkowych przyjętych w umowie stron. Określenie wysokości roszczenia będzie potrzebne nie tylko na potrzeby negocjacji z inwestorem, ale także i na potrzeby ustalenia wartości przedmiotu sporu w procesie. Dokonanie rzetelnej wyceny kosztów wykonanych prac stanowi nie tylko istotny argument w rozmowach z inwestorem, ale co więcej pozwala na ograniczenie ryzyka procesowego, wynikającego z oddalenia oczywiście zawyżonych roszczeń.
Przygotowanie do negocjacji z inwestorem oraz ewentualnego sporu sądowego w sprawach o zapłatę za roboty dodatkowe
Uwzględniając przedstawione wyżej rozważania, należyte przygotowanie do sporu o zapłatę wynagrodzenia za wykonane roboty dodatkowe obejmuje zatem w pierwszej kolejności przygotowanie kompletnej dokumentacji oraz dokładnego opisu charakteru i zakresu wykonanych prac. Wykonawca powinien także dokonać samodzielnie lub też zlecić wykonanie kosztorysu takich prac i to najlepiej przed ich rozpoczęciem, tak aby możliwe było przedstawienie dla Inwestora stosownej informacji w tym zakresie.
Po przygotowaniu tych informacji i dokumentów istotne znaczenie może mieć wczesne poinformowanie inwestora o konieczności wykonania dodatkowych robót. Zwlekanie z przekazaniem takiej informacji do momentu rozpoczęcia prac, a już zwłaszcza do ich zakończenia pogarsza pozycję negocjacyjną wykonawcy. Przed rozpoczęciem prac możliwe jest przy tym ustalenie z inwestorem nie tylko ich zakresu i kosztów, ale także zgłoszenie przez inwestora własnych propozycji co do sposobu ich wykonania. Pozwoli to na ograniczenie ryzyka kwestionowania przez inwestora już po zakończeniu robót dodatkowych przyjętej przez wykonawcę metody ich realizacji i tym samym wskazywanie, że można było je wykonać w inny i zdecydowanie tańszy sposób. W toku negocjacji z inwestorem warto skupić się na wykazaniu, dlaczego prace te są niezbędne do prawidłowej realizacji Przedmiotu Umowy i dlaczego nie wchodziły w jego zakres. Zasadne byłoby także wskazanie prognozowanych kosztów z odwołaniem do ofert podwykonawców oraz dostawców materiałów oraz wspomnianego wyżej kosztorysu. Pokazanie inwestorowi, że wykonawca jest w stanie udowodnić konieczność wykonania tych robót dodatkowych i nie zawyża sztucznie ich kosztów, może pozwolić na zamknięcie sporu na drodze przedsądowej i podpisanie niezbędnego aneksu do umowy.
Jeżeli jednak rozwiązanie polubowne okaże się niemożliwe, konieczne jest ich należyte udokumentowanie w trakcie ich wykonywania i związanych z nimi kosztów. Zasadne byłoby systematyczne dokumentowanie każdego etapu prac i nieodkładanie tych działań na moment po zakończeniu całej budowy. Istotne będzie także formalizowanie wszelkich uzgodnień z inwestorem lub jego przedstawicielami. Wykonawca powinien być przy tym konsekwentny i w korespondencji kierowanej do inwestora po zakończeniu prac, ponowić wezwanie do zapłaty, tym razem już rzeczywiście poniesionych kosztów robót dodatkowych.
W czym możemy pomóc?